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メールのフォルダ

• 2008.02.15 Friday
• IT
• 22:11
• comments(5)
• -
• by taishi

コメント

たとえば、１年ぐらい昔のメールを見つけないといけないときには、Gmail か Google Desktop を使えば、検索はそれほど大変でもなかったりします。

そこで、テクニカルにいえば、自分の仕事への影響度からＡＢＣ分析をして、Ａに入った項目だけをメール振り分けをまじめにして、あとは検索にまかせると便利です。

あと、フォルダの名前のつけ方などは、一度全部をツリーダイアグラムに展開して、それぞれのところで週に何件あるかで束ね直す方法などもあります。

テクニカルな方法は他にもあるのですが、調べてみるとなかなか面白いです。

例えば、日経ビジネスアソシエのムック版の
「実践　書類＆情報　整理術」などには
他にどういった情報があるか、コンパクトに
まとまっています。

• yamachita
• 2008/02/15 11:50 PM

基本的には、会社の IMAP サーバのみを対象にした使い方を想定しています。Gmail は使いやすいし、あの tag という概念は個人的には素晴らしい発想だと思うけど、さすがに会社のメールを置くわけにはいかないし。Google Desktop やその他のインデックス型検索を使う方法も、結局はローカルに保存しないとダメなので実装は出来なそう。

紹介してもらったムック、ちょっと目を通してみようかな。

• taishi
• 2008/02/16 12:44 AM

同じく案件ごとにフォルダ分けする派です。業務もコロコロかわります。

僕の場合、違うところはフォルダを階層化しないことです。階層化すると探すのが面倒くさくなるのと、よりますます読み返さなくなるからです。フォルダ数が20を越えだすとリストラします。
メール自体はその用件がおわったらすぐに削除します。読み返しそうなものとか、エビデンスとして残さなければならないものはコラボレーションツールにアップロードしておくか、Wikiなどにまとめておきます。
とにかくメールという形式ではないようにします。

もちろん忙しいとなかなかそうも行かないのですが、ちょっとまとまって時間がとれるときに一気にその作業をやります。

あと、メールの自動振り分けは使いません。なにせInbox以外は単なる保管庫であって改めて読みませんから。なので、Inboxにあるのは仕掛かり中なものばかり。忙しいときにはInboxがパンパンで滅入りますが、Inboxを空にできたときの快感がそれを忘れさせます。
とはいえ、いろんなメーリングリストに入っているので一日300〜400通メールが来ます。なので、Thunderbird 2からつかえる検索フォルダ(検索条件を保存しておいてフォルダのように扱える）を使っています。MLのメールは検索フォルダを使って読んで、まとめて削除。
検索フォルダは、全く読まなくて削除してもよいカテゴリ、タイトルは最低限読むカテゴリ、本文も必要に応じて読むカテゴリ、必ず読むカテゴリという4パターンでやっています。


削除とはいっても、技術系のMLで参考になるなあ、という情報も削除してしまうのはもったいないので、以前はそれらをWikiにまとめていましたが、ブラウザを開くのが面倒くさいのでYojimbo(Mac専用シェアウエア）という情報管理ソフトに入れてます。

• おかざき
• 2008/02/16 3:00 AM

メールだと重要ってフォルダを１つ作って
給与明細とか人事関連のメールを入れて
おくぐらいであとは何もカテゴリ化して
ないです。

Inboxの容量制限があるので半年に
一回ぐらい何も構わず古いメールは削除ｗ

半年前のメールをポイントして会話してくる
輩は居ませんし、居たら再送しろと言いたいｗ

あとは、メールの整理法じゃないですけど、
業務系の情報はローカルフォルダに
案件毎に整理してます。
だいたいこんな感じ。

顧客名-フェーズ名
　00.提案書
　01.検討会
　+ 20080107第1回
　02.月次報告
　03.参考文書
　04.WBS
　old.

階層化しちゃってますｗ。たまに並列の
階層でどこだっけなーって思うことあります
けど1フォルダにだーっと文書が並ぶの
嫌いなので。あと各フォルダごとに
ゴミ箱てきなoldフォルダっての作って
ます。消すのをためらうものとかを
突っ込んでます。

メール量に関していうと、忙しくても
せいぜい10件/日ぐらいしかメールが
来ません。メールの絶対量を減らすこと
もあわせて考えてみるとよいかもね。

• tan
• 2008/02/16 10:15 AM

＞ おかちゃん

検索フォルダなんてあるんだ。知らなかったよ、、、。ちょっといじってみたけど、結構便利だね。有効に使えば相当効率化できそう。

おかちゃんのいうように、俺もかつてメールできた情報を wiki とかでまとめておいて、元メールは削除する方式にトライしたことがあるんだけど、結局情報の転記が面倒ですぐに give up しちゃったんだよね。「Yojimbo」みたいなソフトがまさに欲しいと思ってました。どっかに Solaris 版とかないかな。。。

＞ 反

最終的にはメールの量そのものを減らすのが一番効くよね。俺も入らない interest alias とかからは unsubscribe したりしてるけど、それでも業務関連で無理矢理 alias に追加されちゃったりして、関係ないメールをバンバン送りつけられることもしばしばあって難儀しています。特に、無意味に alias を入れたがる人にはほんと何とかして欲しい。

• taishi
• 2008/02/18 12:40 PM

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